Kaffeekochen war mal: Virtuelle eBüros
Im digitalen Zeitalter findet man Sekretärinnen und Sekretäre oftmals nicht mehr im Vorzimmer, sondern ausgegliedert in den Räumen eines Callcenter oder in denen eines anderen Bürodienstleisters. Dort können sie alles leisten, was ihr Vorzimmerpendant auch macht, nur eben nicht Kaffeekochen. Denn das Büro oder Vorzimmer existiert nur virtuell in Form eines sogenannten eBüros. Die Angliederung an den Auftraggeber wird digital und durch modernste Informationstechnologien und Software hergestellt.
Das fehlende Kaffeekochen erscheint allerdings unbedeutend gegen die zahlreichen Vorteile, die externe Bürodienstleistung und Telefonservice bringen können. In der Regel verfügen Callcenter über angemessen große Räumlichkeiten und entsprechend viele Mitarbeiter, um ihre Dienstleistung professionell, schnell und günstig auszuführen. Die Auslagerung von Telefon- und Sekretariat-Serviceaufgaben kann demensprechen bequem und problemlos erfolgen. Virtuelle Sekretariate eignen sich sowohl für Versandhäuser, die Koordination von Kurierdienstleistungen oder Pay TV Anbietern als auch für Anwaltskanzleien, Werbeagenturen oder Arztpraxen sowie einzelne Freiberufler.
Diese können ihr virtuelles Vorzimmer zum Beispiel mit einem BlackBerry über ein Hosted Exchange-Postfach verbinden und kontrollieren. Das Vorzimmer ist dann quasi überall mit dabei. Büro- und Telefonservice-Dienstleister stellen beispielsweise Hotlines oder Telefonzentralen. Sie nehmen also die Anrufe der Kunden an, informieren diese oder stellen den Anrufer gegebenenfalls weiter. Auch die Bestandskundenpflege gehört dazu. Die Callcenter unterscheiden hierbei zwischen Outbound und Inbound.
Erstes ist aktives Telefonieren nach Draußen, Inbound bezeichnet hingegen die sozusagen passive Annahme von Anrufen. Der Service am Telefon ist ein Teilbereich des umfassenderen Büroservice. Klassische Sekretariatsdienstleistungen umfassen auch Schreibarbeiten, Terminkoordination und Sachbearbeitungen. Dafür besitzt das eingesetzte Personal auch adäquate kaufmännische Qualifizierungen.
Bild: http://www.flickr.com/photos/95285204@N00/82485869/ – Cuffia Call Center von Roberto Bernabo’ alias cinemavistodame bei Flickr
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